Sistemas para gestionar las Nóminas en una empresa

Negocios

Una de las primeras cosas que una empresa que incorpora empleados a su plantilla se plantea es qué sistema de gestión de nóminas conviene utilizar. Hay tres formas de realizar las nóminas en una empresa:

1) Manual. Escritas a mano.

2) Externalizada. La gestión la realiza por lo general una asesoría.

3) Automatizada. Se hace a través de un Software que simplifica el proceso.

Con cada sistema puedes cumplir con la obligación legal de generar las nóminas, pero cada uno presenta sus particularidades.

Nómina a mano

El sistema de nómina manual requiere que los cálculos, los salarios y los impuestos sobre la nómina, los embargos salariales y las deducciones voluntarias se realicen manualmente. La principal desventaja de este sistema es su alto margen de error. Cuantos más cálculos manuales tenga que hacer un administrativo, más errores tiende a cometer. Además, lleva mucho tiempo porque para asegurarse de que la nómina es exacta, tiene que verificar continuamente los datos antes de imprimir los documentos. Con este sistema se tiene que archivar la documentación que se genere ocupando un espacio adicional en la oficina.

Subcontratada / Externalizada

El empresario utiliza el sistema de nómina externa o subcontratada cuando contrata a una asesoría. La asesoría por una tarifa fija, procesa la nómina de sus clientes. Los servicios varían según el proveedor, pero la mayoría de ellos generan los documentos y tramitan los pagos.

Hay que tener en cuenta en este caso que Hacienda indica que si una asesoría comete un error fiscal, el cliente es el responsable.

Nómina realizada con un Software

Un sistema computarizado permite al empresario utilizar alguno de los muchos programas para hacer nóminas existentes en el mercado. Con un software de nóminas se procesará todo a nivel interno de la empresa. Dependiendo de la complejidad del software que se utilice, el empresario puede tener que pagar por la capacitación del personal de administración. Los programas para realizar nóminas se comercializan de dos formas:

1) Instalación en local: El software se instala en el ordenador del usuario que vaya a utilizarlo y sólo se podrá usar desde su puesto. Además la empresa deberá correr con los gastos de mantenimiento

2) Instalación en la nube. A cambio de una cuota mensual se accede al programa de nóminas desde Internet a través de cualquier dispositivo. El mantenimiento corre a cargo de la empresa propietaria del Software.